Ми шукаємо енергійну особистість, яка здатна тримати під контролем життя офісу, помічати кожну деталь і зустрічати наших гостей та команду щирою посмішкою.
Критичні вимоги до кандидата:
- організаційні здібності та мультитаскінг (пріоритизація та тайм-менеджмент);
- комунікативні навички (грамотність, етикет, неконфліктність);
- стресостійкість та адаптивність (позитивне мислення, уважність до деталей, виваженість);
- технічна та цифрова грамотність (робота з оргтехнікою, документообіг та пакет MS Office).
Функціональні обов’язки:
Операційне управління та життєдіяльність:
- повне забезпечення офісу всім необхідним (food & drinks, канцелярія, господарські товари тощо) та взаємодія з кур’єрськими службами;
- координація наявних підрядників (флористи, клінінг, тех.обслуговування) та за необхідності пошук нових, контроль якості їхньої роботи;
- зустріч гостей та партнерів компанії;
- управління офісними паркомісцями, ведення таблиць запису та контроль оплат;
- виконання юридичних та бухгалтерських доручень (наприклад, реєстрація та сканування документів, оформлення на відправку, контроль отримання та ведення архіву, поїздка в банк тощо).
Створення атмосфери та hospitality:
- втілення ідей для затишку: від оновлення декору та меблів до оперативного вирішення будь-яких офісних викликів для підтримки безперебійної роботи офісу;
- підтримка бездоганної чистоти та комфорту в спільних зонах (кухня);
- допомога колегам в адаптації до офісного простору;
- допомога в організації корпоративних івентів та пакуванні подарунків на свята;
Системне управління процесами:
- планування витрат згідно з бюджетом, контроль своєчасної оплати рахунків;
- взаємодія з бухгалтерією та юристами у межах своєї зони відповідальності;
- підтримка роботи офісної техніки та робота в Jira (ведення тасок та обробка внутрішніх запитів від команди);
- управління вхідною/вихідною кореспонденцією.
Teamwork:
- робота в синергії з іншими офіс-менеджерами;
- гнучкість у виконанні доручень керівництва та допомога в нестандартних ситуаціях;
- готовність тимчасово взяти на себе адміністрування та забезпечення життєдіяльності іншого офісу у разі відсутності колеги;
Буде перевагою (nice to have):
- ініціативність;
- енергійність;
- позитивне мислення;
- любов до людей і бажання робити офіс затишним
Що ми пропонуємо:
- Можливість впливати та відчувати свій вплив всередині компанії;
- Компенсація, яка зростає разом з вашими досягненнями;
- Оплачувана відпустка (24 дні на рік) та лікарняні;
- Медичне страхування;
- Бюджет на конференції, семінари та тренінги, які допоможуть вам розвиватися як професіоналу;
- Гнучкий графік роботи;
- Затишний, сучасний офіс з усім необхідним в історичному центрі Києва з безкоштовним паркуванням.
